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Abnahmeaufforderung – Tipps und Mustertexte für Handwerker


Für viele Handwerker ist es im Tagesgeschäft selbstverständlich, dass sie sich am Ende ihrer Arbeit, bei fertiggestellter Werkleistung, von ihren Kunden ein Abnahmeformular unterschreiben lassen.

Doch selbst bei jenen kommt es hin und wieder vor, dass eine solche Abnahme aufgrund besonderer Umstände unterbleibt. Hier finden Sie zwei Mustertexte, rechtssicher formuliert vom Fachanwalt für Baurecht, mit denen Sie ein Abnahmeverlangen nachholen können, wenn Sie vor Ort keine Gelegenheit zur Abnahme hatten.

Ideal ist es natürlich, wenn der Auftraggeber im selben Haus wohnt, in dem die Werkleistung zu erbringen ist, denn dann kann ein Abnahmeformular direkt nach Fertigstellung der Arbeiten vor Ort unterschrieben werden.

Das ist jedoch nicht immer der Fall. Manchmal sind die Auftraggeber berufstätig und nicht zu Hause, aber die Arbeiten können trotzdem außen am Haus (Dacharbeiten oder Fassade) oder im Garten ausgeführt werden. Ein anderes Mal ist es ein Auftrag eines Vermieters, der etwas in der Wohnung seiner Mieter reparieren lässt.


Warum ist eine Abnahme eigentlich wichtig?

Wie wichtig eine Abnahme ist, werden Sie als Handwerker oft erst dann erfahren, wenn es Ärger gibt.

Wenn der Auftraggeber Ihre Rechnung nicht bezahlt und Sie sich entschließen, die Rechnung von einem Anwalt geltend zu machen, oder auf eigene Faust mit einem gerichtlichen Mahnbescheid oder einer Klage vor dem Amtsgericht (bei einer Forderung bis zu 5.000,00 € können Sie sich vor einem Amtsgericht auch selbst vertreten und eine Klage gegen den Auftraggeber vor der Geschäftsstelle des Gerichts formulieren), werden Sie früher oder später auf das Wort „Abnahme“ stoßen.

Wenn Sie selber klagen, werden Sie es in einem Schriftsatz des Anwalts der Gegenseite lesen. Wenn Sie mit Ihrem Anliegen zu einem Anwalt gehen, wird es zu dessen ersten Fragen gehören, ob die Werkleistung abgenommen wurde.

Fälligkeit der Vergütung

Gemäß § 641 Abs. 1 S. 1 BGB ist die Abnahme die Voraussetzung für die Fälligkeit des Werklohns.

Das heißt, dass Sie ohne Abnahme gegen den Auftraggeber keine fällige Werklohnforderung innehaben. Die Forderung ist nicht zur Zahlung fällig und Sie können noch so viele Schlussrechnungen (eher seltene Ausnahme: wenn die VOB/B wirksam vereinbart wurde und Ihre Schlussrechnung gem. § 12 Abs. 5, Ziff. 1 VOB/B als Fertigstellungsanzeige gilt) und Mahnungen schicken – der Auftraggeber braucht sie ohne Abnahme nicht zu bezahlen.

Beginn der Verjährung

Wichtig ist die Abnahme auch deshalb, weil sie gemäß § 634a Abs. 2 BGB den Beginn der Verjährungszeit für Gewährleistungsansprüche darstellt. Ohne Abnahme beginnt die Gewährleistungszeit nicht zu laufen und die Gewährleistungsansprüche Ihres Auftraggebers verjähren nicht.

Egal, ob für Ihr Gewerk eine zweijährige oder eine fünfjährige Gewährleistungszeit gilt, wenn keine Abnahme vorliegt, könnte Ihr Auftraggeber unter Umständen auch noch nach sechs oder neun Jahren Gewährleistungsansprüche wegen Mängeln geltend machen.

Dass das so selten geschieht, liegt vermutlich daran, dass viele Auftraggeber nicht wissen, dass die Gewährleistungszeit erst mit der Abnahme zu laufen beginnt. Sie schauen einfach auf das Rechnungsdatum, sehen, dass die gesetzliche Gewährleistungsfrist verstrichen ist und kommen nicht darauf, gegenüber dem Handwerksbetrieb etwaig nach Ablauf der Frist aufgetretene Mängel geltend zu machen.

Glück für Sie als Handwerker.


Die Abnahme durch tatsächliche Ingebrauchnahme

Es gibt einige Fälle, in welchen eine Abnahme auch durch tatsächliches Handeln des Auftraggebers zustande kommt. Der bekannteste dieser Fälle ist die Abnahme durch tatsächliche Ingebrauchnahme.

Wenn Sie Ihrem Kunden im Garten einen Swimmingpool errichten und dieser den Pool sodann im darauffolgenden Sommer benutzt, stellt diese Ingebrauchnahme des von Ihnen erstellten Gewerks eine konkludente Abnahme dar, sofern der Kunde nicht etwa zuvor Ihnen gegenüber wesentliche Mängel (die auch tatsächlich bestehen) gerügt hat und deutlich gemacht hat, dass er eine Abnahme wegen wesentlicher und erheblicher Mängel verweigere.

Es gibt allerdings auch viele Gewerke, die man gar nicht durch tatsächliche Ingebrauchnahme abnehmen kann. Eine neue Dacheindeckung an einem bewohnten Haus kann nicht abgenommen werden, denn die Bewohner wohnen in diesem Haus einfach weiter, wie zuvor und aus diesem Fortsetzen ihrer Gewohnheiten kann man nicht auf eine Abnahme schließen. Das Gleiche gilt für eine reparierte Heizungsanlage, oder für eine neue Grundstückseinzäunung. Diese Beispiele ließen sich beliebig fortsetzen.

Wenn man allerdings als Handwerker in einem bewohnten Haus in einem Raum neuen Bodenbelag (Laminat, Teppichboden, Parkett, Fliesen, o.ä.) verlegt und dieser Wohnraum dann von dem Auftraggeber wieder eingeräumt und benutzt wird, liegt eine Abnahme durch tatsächliche Ingebrauchnahme vor. Wenn die Wohnung aber vermietet ist und nicht Ihr Auftraggeber (der Vermieter), sondern die Mieter dies tun, sieht das schon anders aus.

Dafür, dass ein Werk vom Auftraggeber durch schlüssiges (konkludentes) Handeln durch tatsächliche Ingebrauchnahme abgenommen wurde, ist im Streitfall der Handwerker (Auftragnehmer) beweispflichtig. Oftmals hat er zu wenig Einblick in die Lebensgewohnheiten des Auftraggebers, um diesen Beweis führen zu können.


Beweisbare Zustellung der Abnahmeaufforderung

Sie sind im Streitfall dafür beweispflichtig, dass (und wann) die Abnahmeaufforderung dem Auftraggeber zugestellt wurde. Wir empfehlen die Versendung per Einwurfeinschreiben.

Wann dürfen Sie die nachstehenden Mustertexte nicht verwenden? .

- wenn im Vertrag mit dem Auftraggeber eine „förmliche Abnahme“ vereinbart wurde.
- wenn das Werk noch nicht abnahmereif, also noch nicht fertiggestellt ist.



Mustertext 1 Abnahmeaufforderung für Handwerker bei Werkverträgen z.B. mit Gewerbetreibenden und Firmen

Firma
XYZ Musterbau GmbH
Schöne Aussicht 13
99999 Musterstadt
Tel.: .........................


An Eheleute
Max und Melanie Mustermann
Musterstraße 1
99999 Musterstadt

Musterstadt, den 02.04.2018

Bauvertrag vom 15.01.2018
Bauvorhaben Mustermann, Musterstraße 1, Dacharbeiten



Sehr geehrte Frau Mustermann,
sehr geehrter Herr Mustermann,


wir haben in Ihrem Auftrag auf Ihrem Grundstück in der Musterstraße 1 in 99999 Musterstadt folgende Werkleistung ausgeführt:

(z.B.:) Dachdeckerarbeiten an Ihrem Geschäftshaus

Die Arbeiten sind abnahmereif fertig gestellt. Wir möchten Sie daher bitten, die Werkleistung innerhalb einer Woche ab Zugang dieses Schreibens abzunehmen und schlagen hierfür folgenden Abnahmetermin vor:

Donnerstag, den ….., um …. Uhr, am Ort der von uns erbrachten Werkleistung.

Es ist indes nicht unbedingt erforderlich, einen Abnahmetermin vor Ort durchzuführen. Falls Sie sich diese Mühe ersparen möchten, genügt es auch, wenn Sie uns eine kurze schriftliche, von Ihnen unterschriebene Erklärung zukommen lassen, mit dem Inhalt: „Wir nehmen Bezug auf Ihre Abnahmeaufforderung vom …. und erklären hiermit die Abnahme der von Ihnen erbrachten Werkleistung.“




Mit freundlichen Grüßen


.......................................................................................
(XYZ Musterbau GmbH)



Besonderheiten bei Verträgen mit Verbrauchern
Ist Ihr Auftraggeber ein Verbraucher gilt bei Werkverträgen, die ab dem 01.01.2018 abgeschlossen wurden, das neue Bauvertragsrecht. Dann gilt der § 640 Absatz II BGB mit folgendem Text:

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§ 640 Absatz II BGB:
„(2) Als abgenommen gilt ein Werk auch, wenn der Unternehmer dem Besteller nach Fertigstellung des Werks eine angemessene Frist zur Abnahme gesetzt hat und der Besteller die Abnahme nicht innerhalb dieser Frist unter Angabe mindestens eines Mangels verweigert hat. Ist der Besteller ein Verbraucher, so treten die Rechtsfolgen des Satzes 1 nur dann ein, wenn der Unternehmer den Besteller zusammen mit der Aufforderung zur Abnahme auf die Folgen einer nicht erklärten oder ohne Angabe von Mängeln verweigerten Abnahme hingewiesen hat; der Hinweis muss in Textform erfolgen.“
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Bei einer Abnahmeaufforderung bei einem Werkvertrag mit einem Verbraucher müssen Sie also einen besonderen Hinweis auf die Abnahmewirkungen erteilen, falls Sie, wenn der Besteller die Abnahme verweigert und auf die Abnahmeaufforderung nicht reagiert, gleichwohl die Abnahmewirkungen herbeiführen wollen.

Mustertext 2 Abnahmeaufforderung für Handwerker, wenn der Auftraggeber ein Verbraucher ist und der Werkvertrag nach dem 31.12.2017 abgeschlossen wurde:

Firma
XYZ Musterbau GmbH
Schöne Aussicht 13
99999 Musterstadt
Tel.: .........................


An Eheleute
Max und Melanie Mustermann
Musterstraße 1
99999 Musterstadt

Musterstadt, den 02.04.2018

Bauvertrag vom 15.01.2018
Bauvorhaben Mustermann, Musterstraße 1, Dacharbeiten



Sehr geehrte Frau Mustermann,
sehr geehrter Herr Mustermann,


wir haben in Ihrem Auftrag auf Ihrem Grundstück in der Musterstraße 1 in 99999 Musterstadt folgende Werkleistung ausgeführt:

(z.B.:) Dachdeckerarbeiten an Ihrem Wohnhaus

Die Arbeiten sind abnahmereif fertig gestellt. Wir möchten Sie daher bitten, die Werkleistung innerhalb einer Woche ab Zugang dieses Schreibens abzunehmen und schlagen hierfür folgenden Abnahmetermin vor:

Donnerstag, den ….., um …. Uhr, am Ort der von uns erbrachten Werkleistung.



Es ist indes nicht unbedingt erforderlich, einen Abnahmetermin vor Ort durchzuführen. Falls Sie sich diese Mühe ersparen möchten, genügt es auch, wenn Sie uns eine kurze schriftliche, von Ihnen unterschriebene Erklärung zukommen lassen, mit dem Inhalt: „Wir nehmen Bezug auf Ihre Abnahmeaufforderung vom …. und erklären hiermit die Abnahme der von Ihnen erbrachten Werkleistung.“

Hinweis für Verbraucher:

Die von uns erbrachte Werkleistung gilt nach Zugang dieser Abnahmeaufforderung auch dann als abgenommen, wenn Sie die Abnahme nicht durchführen, es sei denn, dass Sie die Abnahme innerhalb der gesetzten Abnahmefrist unter Angabe mindestens eines Mangels verweigern.


Mit freundlichen Grüßen


...........................................................................
(XYZ Musterbau GmbH)



Rechtsfolgen des Abnahmeverlangens

Durch die Zustellung des Abnahmeverlangens gilt Ihre Werkleistung als abgenommen, auch, wenn der der Auftraggeber zum vorgeschlagenen Abnahmetermin nicht erscheint oder auf das Schreiben nicht reagiert.





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