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Schlusszahlungserklärung Mustertext


Hier erfahren Sie, wie man eine rechtssichere Schlusszahlungserklärung mit Ausschlusswirkung verfasst.

Wenn Sie als Auftraggeber einen Bauvertrag abgeschlossen haben, in dem wirksam (zumindest für die Auftragnehmerseite wirksam) die Geltung der VOB/B vereinbart wurde, gibt Ihnen § 16 Absatz 3 Ziffer 3 VOB/B die Möglichkeit, mit einem so genannten Schlusszahlungshinweis spätere Nachforderungen Ihres Auftraggebers nach Erstellung der Schlussrechnung unter Umständen auszuschließen.

Dies gilt zumindest dann, wenn die VOB/B auf Betreiben des Auftragnehmers oder einvernehmlich durch beide Parteien in den Werkvertrag einbezogen wurde. Wenn die VOB/B indes auf Betreiben des Auftraggebers Vertragsbestandteil wurde, kann sich der Auftragnehmer darauf berufen, dass die in § 16 VOB/B enthaltenen Regelungen zur Ausschlusswirkung der Schlusszahlungserklärung wegen unangemessener Benachteiligung ihm gegenüber unwirksam sind, siehe BGH, Urteil vom 22.01.2004, Az. VII ZR 419/02.

Sie finden nachstehend als Beispiel einen Mustertext einer Schlusszahlungserklärung, die so deutlich ist, dass Sie mit diesem Text höchstwahrscheinlich rechtlich auf der sicheren Seite sind:

Mustertext für ein Schreiben, per Einwurfeinschreiben, an die rechnungslegende Baufirma:


Sie haben uns mit Datum vom ....... Ihre Schlussrechnung übersandt, die mit einem Bruttobetrag in Höhe von ........... € endet. Wir zahlen auf diese Rechnung einen Betrag in Höhe von ............ €. Diese Zahlung stellt eine Schlusszahlung im Sinne des § 16 Absatz 3 Ziffer 2 VOB/B dar. Weitere Zahlungen werden endgültig abgelehnt.

Wir weisen auf die in § 16 Absatz 3 Ziffer 3 VOB/B genannte Ausschlusswirkung hin. Auftragnehmerseitige Nachforderungen sind danach ausgeschlossen, wenn der Auftragnehmer nicht innerhalb einer Frist von 28 Tagen nach Zugang dieser Schlusszahlungsmitteilung einen Vorbehalt hiergegen erklärt. Dieser ggf. erklärte Vorbehalt wird hinfällig, wenn der Auftragnehmer nicht innerhalb einer Frist von weiteren 28 Tagen, beginnend am Tag nach Ablauf der zuvor genannten Frist von 28 Tagen, eine prüfbare Rechnung über die vorbehaltenen Forderungen einreicht oder, soweit dies nicht möglich sein sollte, der Vorbehalt eingehend begründet wird.





Insbesondere dann, wenn es zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer ohnehin schon kriselt oder im Bereich zwischen Hauptunternehmer und Subunternehmer, wird von der Möglichkeit einer Schlusszahlungserklärung nach § 16 Absatz 3 Ziffer 3 VOB/B gern Gebrauch gemacht.

Die Wenigsten wissen jedoch, dass die Ausschlusswirkung eines Schlusszahlungshinweises nur dann eingreift, wenn der Hinweis sehr deutlich erfolgt und auch die damit verbundenen Ausschlusswirkung genau bezeichnet wird. Der Hinweis muss somit die in § 16 Absatz 3 Ziffer 3 VOB/B vorgesehene Warnfunktion sehr deutlich erfüllen.

Ist der Hinweis nicht deutlich genug, greift die Ausschlusswirkung nicht ein und der Auftragnehmer ist berechtigt, trotz des Schlusszahlungshinweises die mit der Rechnung verlangte Vergütung zu verlangen. Natürlich bleibt der Auftragnehmer auch dann nach wie vor in der Pflicht, zu beweisen, dass er diese Mehrvergütung auch tatsächlich beanspruchen kann.

Wenn ein wirksamer Schlusszahlungshinweis im Sinne des § 16 VOB/B erfolgt ist und der Auftragnehmer nach dem Zugang eines solchen Hinweises nicht innerhalb von 28 Tagen einen Vorbehalt erklärt und zudem spätestens innerhalb von weiteren 28 Tagen diesen Vorbehalt wirksam und nachvollziehbar begründet, ist der Schlusszahlungshinweis ein wirksames Instrument, um Nachforderungen auszuschließen. Der Auftragnehmer erspart sich (vor Gericht) damit den oft sehr ins Detail gehenden und langwierigen Streit darum, ob der vom Auftragnehmer geltend gemachte Vergütungsanspruch zu recht besteht.

Wenn der Auftragnehmer trotz eingetretener Ausschlusswirkung gleichwohl Nachforderungen erhebt und diese gar einklagt, wird sich das Gericht mit der Frage der Berechtigung der Nachforderungen deshalb gar nicht beschäftigen, sondern die Klage wegen des wirksamen Schlusszahlungsvorbehalts abweisen.

Viele Auftraggeber sind der Meinung, es reiche hierzu aus, den Auftragnehmer darauf hinzuweisen, dass es sich um eine Schlusszahlung handelt und dass weitere Zahlungen nicht geleistet werden. Es kommt sogar vor, dass selbst Rechtsanwälte für ihre Auftraggeber-Mandanten solche unzureichenden und damit unwirksamen Schlusszahlungserklärungen abgeben.

Viele scheuen sich, eine präzise Schlusszahlungserklärung in der o.g. Form abzugeben, weil sie befürchten, den Auftragnehmer damit geradezu "mit der Nase darauf zu stoßen", dass er unbedingt eine Vorbehaltserklärung abgeben und diese auch begründen muss, um den Ausschlusswirkungen der Schlusszahlungserklärung zu entgehen. Dies ist jedoch gerade der Zweck einer solchen Schlusszahlungserklärung. Rechtsprechung und Rechtslehre sind sich weitgehend darin einig, dass die Schlusszahlungserklärung nur dann Ausschlusswirkungen haben kann, wenn der Hinweis in aller Deutlichkeit erfolgt, vergleiche z.B.:


Urteil des OLG Karlsruhe vom 22.10.2008, 7 U 254/07, IBR 2009, S. 12 und BauR 2009, 548:

Das Unterlassen einer Vorbehaltserklärung auf eine geleistete Schlusszahlung oder eine schlusszahlungsgleiche Erklärung führt gemäß § 16 Nr. 3 Abs. 2 bzw. 3 VOB/B nur dann zum Ausschluss von Nachforderungen, wenn der Auftragnehmer schriftlich über die Schlusszahlung unterrichtet und auf die Ausschlusswirkung bei Versäumung der Vorbehaltsfrist von 24 Werktagen (Anmerkung der Kanzlei: neu ab VOB/B 2012: "28 Tage") sowie der Begründungsfrist von ebenfalls 24 Werktagen (Anmerkung der Kanzlei: ab VOB/B 2012 gelten 28 Kalendertage) des § 16 Nr. 3 Abs. 5 VOB/B hingewiesen wurde.




Noch ein paar Tipps für Auftragnehmer:

Wenn Sie als Auftragnehmer Nachforderungen einklagen und der beklagte Auftraggeber sich im Prozess damit verteidigt, dass Nachforderungen ausgeschlossen seien, weil er eine Schlusszahlungserklärung abgegeben habe, sollten Sie sich diese Schlusszahlungserklärung genau ansehen und überprüfen, ob Sie den oben skizzierten Anforderungen genügt.

Wenn nicht, sollten Sie Ihren Rechtsanwalt darauf hinweisen, dass dieser vorträgt und begründet, warum die Schlusszahlungserklärung des Auftraggebers unwirksam ist. Ich erlebe häufiger Rechtsstreite, bei welchen die Gegenseite einen solchen Sachvortrag unterlässt. Ihr Anwalt sollte hierzu – insbesondere in erster Instanz – vorsorglich auch Rechtsprechung vortragen, wie z.B. die Leitsätze des oben zitierten Urteils des OLG Karlsruhe.

Auch für etwaige Vergleichsgespräche wäre dies ein wichtiger Punkt. Ein beklagter Auftraggeber wird nur schwerlich zu einer Zahlung bereit sein, solange er ggf. rechtsirrig annimmt, von der Ausschlusswirkung einer von ihm seinerzeit abgegebenen Schlusszahlungserklärung geschützt zu sein und deshalb überhaupt nichts zahlen zu müssen.







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